【Zoomウェビナー編】BtoB企業のウェビナー運営“たった１人でやってみた”

最終更新日: 2023-06-29

BtoBマーケティング

最終更新日: 2023-06-29

BtoBマーケティング

昨今、インサイドセールスの新たなパイプジェン手法として注目されている「ウェビナー」。弊社でも、おもにZoomで実施しているのですが、既に受注案件が発生したり、SNSでのUGCが発生したりと想像以上の成果が生まれています。多くの企業が取り組んでいる中、「うちもやってみたいけど運営とか設定とか大変そう……」と思われている方も多いのではないでしょうか？

今回は弊社が、

• 運営1人
• Zoom活用
• 立上げ3日
• 初回からアンケート結果「満足度70%以上」

を実現したウェビナーのナレッジをご紹介します。

ウェビナーとは？

ウェビナーは、運営する企業のバリューチェーンの特性によって、その目的は大きく変わります。
まず、そもそものウェビナーの特性を理解するために、「定義」と「メリット・デメリット」を確認します。

ウェビナー（Webinar）とは

「Web上で配信されるセミナー」の総称となります。（2007年に株式会社Jストリームが商標登録しているため、概念的には10年以上も前から存在していました）

形式は以下の大きく2つ。

• Web会議システムを活用した大規模オンラインミーティング形式
  例）Skype、Zoom等
• エンコーダーソフトとライブストリーミングサービスを活用したライブ配信形式
  例）Youtube Live、ニコニコ生放送、ツイキャス等

ウェビナーのメリット

■ 運営コストが極めて低い

極論、パソコンとヘッドセットさえあれば配信可能です。
環境を整えようとすれば際限なく投資可能な領域となりますが、ヘッドセットを2,000円程度で購入し、Youtubeで配信するだけでも、ウェビナーはそれなりの体裁となります。

■ 集客にあたってのCV障壁が低い

オンラインセミナーの参加者はセミナー会場に移動する必要もなく、事前のキャンセルの必要すらありません。
そのため、通常のオフラインセミナーに比べて、2倍以上の集客が可能となります。

■ 不特定多数に向けたストリーミング配信も可能

Youtubeのようなライブストリーミングサービスを活用することができるため、TwitterやFacebookに埋め込み、ウェビナーコンテンツ自体を拡散することで、広く自社の認知を取るような運用も可能となります。

ウェビナーのデメリット

■ 参加率が低くなりがち

メリットの説明の際に触れた通り、申込しやすい分、キャンセルもしやすいので、余程参加すること対するインセンティブがない限り参加率が低くなる傾向にあります。

■ 配信トラブルのリスク

ウェビナー運営におけるリスクは、音声環境や進行方法など限定されており、且つ比較的リカバリーが容易な事象が多いです。
但し、ウェビナーの配信トラブルだけは致命的なリスクとなります。
また、どれだけ対策をしたとしても、外部環境への依存度が極めて高いファクターが多く、不具合などの障害発生のリスクを0にすることは不可能です。

■ 会場の温度感が掴みづらい

オフラインセミナーでは、参加者の顔色や反応から会場の雰囲気をコントロールしつつ、臨機応変にセミナーを組み立てることが可能ですが、ウェビナーは参加者のコメント以外で会場の雰囲気を掴む手段が無いため、終わった後のアンケートを見るまで、参加者の温度感を掴むことができません。

ウェビナーの目的：ファンマーケティングの起点

ウェビナーにあたって、「ブランディング」や「リード獲得」等、運用目的は企業によって非常に幅広いかと思います。ただ上記の特性を踏まえ、ウェビナーの運用目的を「自社コミュニティの構築起点」、つまりファンマーケティングとすべきだと、私は考えています。

リモートワークが社会的に浸透した際、テレマ依存度の高い顧客接点の持ち方では、パイプラインがどうしても痩せ細ってしまいます。そこで、ウェビナーを一種のコミュニケーションチャネルと捉え、一対多でコンテンツを届けつつ、顧客の態度変容を引き起こすことが、重要なミッションであると考えられます。

その態度変容を引き起こすためには、1回のウェビナーに賭けるのではなく、複数回にわたる継続的なウェビナーコンテンツを展開し、徐々にロイヤリティを高めて行く必要があります。その「複数回同じ人に参加してもらう」ということを実現するために、「自社コミュニティの構築起点」としてのウェビナーを目指すべきだと考えます。

ウェビナーの運営方法（運営1人）

配信環境の構築

ウェビナーに必要なもの

・ウェブカメラ
・ヘッドセット
・パソコン（2台）

の以上3点がウェビナー運営に必要な設備となります。

よく「カメラを何台も置いて」、「サウンドミキサー使って」、などありますが、上記3つがれば最初は十分です。（まずは環境の前に登壇用のコンテンツの拡充にウエイトを置くべきです。）

強いて言えば「パソコン」については注意が必要となります。
私も一度経験がありますが、ウェビナーというものは不測の事態で配信が切れるケースが往々にしてあります。

その際には、如何に最速で参加者にフォローメールを送りつつ、配信を復旧させられるかが肝になります。したがって、常に2台のバックアップ体制で運営するのが良いかと思います。

また、配信用端末と視聴用端末を別で分けておかなければ、音声トラブルや映像トラブル発生時に自身で確認することができません。1人で可能な限り安定したウェビナーを実施するためには、パソコン2台稼働がマストとなるでしょう。

ウェビナー配信ソフトは「Zoom」がオススメ

エンコーダーソフトを使用し、Youtube Liveで配信する方がカスタマイズが効くため、良質な配信環境を構築しやすいとの声もありますが、1人でやるには少々難易度が高いというデメリットがあります。

一方Zoomは、Web会議システムでありながら「Q&A（質疑応答）」「チャット」「参加者レポートの生成」等の運営上の基本機能が搭載されており、画面共有についても数クリックで可能です。
また、パネリスト機能があり、複数人の登壇に対応していることから、今後共催のウェビナーを開催する際にも、通常の社内ウェビナーの延長線上で展開が可能になります。

配信画面についてはカスタマイズが効きづらいというデメリットはありますが、十分参加者の方が満足できるウェビナーを提供することは可能かと思います。

ウェビナーへの集客

基本はインハウスリードを対象にMAツールを使って集客するのが、最も難易度が低いでしょう。

通常のオフラインセミナーの場合、数週間、あるいは数か月前から集客をかけないと、十分に参加者が集まらない懸念があります。その点オンラインセミナーは、100人程度の集客であれば、1週間程度で問題なく可能となります。
インハウスリードは「過去に一度自社サービスと接点を持ったリード」となります。そのため、より純粋想起が取りやすい状態へと、態度変容を引き起こしやすいという特徴があります。したがって、優先的にまずは集客を実施すべき対象だと考えられるのです。

次点として、FacebookやTwitter等のソーシャルメディアです。
特にTwitterについては、開催予告系のツイートをプッシュ型施策でデリバリーすることが比較的容易です。そのため、届けたいコミュニティに情報を届けられるという利点があります。

他にも集客チャネルは幅広く存在しますが、まずは「インハウスリード」と「ソーシャルメディア（SNS）」の2軸で展開するのがお手軽で効果的かと思います。

ウェビナー当日の運営方法

一通り集客まで完了し、ウェビナー当日の運営についてです。

事前準備

まず、当日の朝にリマインドメールは必ず送信しましょう。
ウェビナーは通常のセミナーに比べ、かなりカジュアルなコンテンツです。そのため当日の参加自体を忘れてしまう方も多いため、リマインドメールを送っておかなければ参加率が落ちる傾向にあります。50％を切るケースも珍しくありません。

続いて、配信準備のフェーズ。
ウェビナー開場の30分前には準備を開始します。
そもそも、機材を最小限としているため、環境構築にはそこまで時間は掛かりませんが、十分な配信テスト等を実施する必要はあります。（私は登壇者との打ち合わせもここでやってしまいます。）

基本的な実施(確認)項目は以下の通り。

• ウェブカメラとヘッドセットの接続、音声テストと映像テスト
• ホスト端末での配信状態の確認、サブ端末（視聴者としてアクセス）での配信状態の確認
• 配信が切れてしまった際に、すぐにフォローメールが送れるようにMAツールのメール配信を準備
• 開場からウェビナースタートまでの待機画面の表示。（パワーポイントへのBGM(音声ファイル)の差し込み等）
• Zoomのアンケート設定

この段階で初めて配信準備完了となります。

配信中のポイント：双方向のコミュニケーション

実際の運営中は、視聴者のコミュニケーション障壁を引き下げることがポイントになります。

コツの一つとして、「登壇内容自体に如何に質疑応答の余地を残すか」という点があります。往々にして、多くの人が登壇内容について完璧に作ろうとしがちですが、あまりにも高尚で完璧すぎるコンテンツを作ってしまうと、視聴者側が完全受け身のウェビナーとなってしまい、双方向のコミュニケーションが活性化されません。

また、運営側が無理にコミュニケーションを活性化させようとするのは悪手です。視聴者側からすれば、「聞こうにも特に聞きたいことがないんだけど……」と逆に居心地が悪くなってしまうリスクがあるためです。

お手軽な方法の１つとして、事前に”疑似的な質疑応答の状態”を作り出し、質疑応答の参加障壁を引き下げる方法もあります。要するに、集客の段階で事前に質問事項を収集してしまう方法です。「リアルタイム配信では質問がしづらい」という視聴者層に対し、十分に質問内容を考えられる時間を運営側から提供するのです。

また、事前に質問を収集することで、登壇者も回答を十分に準備することが可能となるため、結果として非常に満足度の高いウェビナーコンテンツが構築されることとなります。

ウェビナー終了後のフォロー

ウェビナーが終了後、回収したアンケートを元にインサイドセールスが商談希望者を中心にアプローチを掛けていきます。

ここで重要となるのが、母数となる「アンケート回答者数」です。
普通に運営し、普通にアンケート回答を促すだけでは、視聴者側としても回答するインセンティブが無く、回答率が低調となりがちです。

そのため、「ご回答いただいた方には特典コンテンツ（登壇資料でも可）をお送りします」というアナウンスが必要となります。これにより、回答率を引上げ、参加者の課題やウェビナーの改善ポイント等をキャッチアップし、今後のマーケティング戦略や運営の改善に活かしていくことが可能となります。

↓下記アンケートデータを元に今後のウェビナーのコンテキストを調整

コラム：ブランドコミュニティの立上げ

先程、複数回に渡り継続参加してもらうことが重要だとお伝えしました。そこで弊社が実行したのが「Keywordmap Academy」というコミュニティの立上げです。

ウェビナーの場合、あまりのカジュアルさ故に、「〇〇という”内容”のウェビナーに参加した」という記憶は残りますが、「〇〇という”会社”のウェビナーに参加した」という記憶は残りづらいという特徴があります。

そのため、セミナー後のフォロー時期を過ぎると、それきりでなかなか接点を持ちづらいと距離感が生まれてしまいます。（後にインサイドセールスが電話を掛けた際に「何のウェビナーでしたっけ？」となるパターン）

そこで弊社では「Keywordmap Academy会員」というコミュニティの概念を構築しました。

Keywordmap Academy会員は会員登録時に付与された「固定のウェビナーURL」から毎週決まった時間にアクセスするだけで、CINCのウェビナーを視聴ができる仕組みです。

つまり、お客さんがフォームに登録する回数は初回登録の１回だけ。一度会員登録したら、以降は別途フォームに登録せずとも、お気に入り登録したURLからいつでも視聴することができる状態となるので、

「今日はCINCのウェビナーの曜日か。今日は何のテーマでメールが来てたっけ？今回は面白そうだから聞いてみようか。」

というロイヤリティの構築が可能となります。仮に、今回のウェビナーのテーマが刺さらなくとも、下記の画像の通り、弊社のウェビナー案内のメルマの文面には、次回3回分のテーマ予告を記載しているため、

• 「今回は興味ないけど次回のは興味があるからカレンダー押さえておこう」
• 「3回分全部そこまで興味ないけど、そのうち興味がありそうな回が来るかもしれない」

といった顧客心理に誘導することも可能です。

↓Keywordmap Academyのウェビナーの案内メールより一部抜粋

そのような継続参加の体制構築のために、まずはブランドコミュニティを立上げるのが、ファンマーケティングの観点からは非常に効果的であると考えられます。

まとめ

上記の簡易的な配信環境と運営方法であっても、ポイントさえ十分に押さえることができれば、運営担当者がたった1人であっても「高い満足度」と「十分な集客」が実現可能となります。

最後にもう一つ大事なポイントを紹介します。それは「登壇者のモチベーション」です。コミュニケーションの活性化が非常に重要となるウェビナーにおいて、登壇者のモチベーションやテンションは生命線となります。
いかに気持ち良く登壇してもらうかということに工夫を凝らし、楽しめるウェビナーコンテンツを構築することが、運営担当者としての最大のミッションのようにも思います。

ぜひ、これからウェビナーを始められる方はお試しいただけますと幸いです。