予実管理とは？予算の立て方と達成の仕方を解説！

最終更新日: 2023-06-29

Webマーケ全般

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予実管理とは文字通り「予算」と「実績」を管理することです。同時に予算を達成することでもあります。綿密に立てた予算を着実に実行し、計画通りもしくは計画を上回る実績を作ることで企業経営は安定します。ビジネスは常に不確実性の高い外部環境に晒されています。したがって企業が安定的な成長を遂げるためには、外部環境になるべく左右されない挑戦的かつ実現可能性の高い予算を達成し続ける必要があります。

本記事では企業の成長に欠かせない予実管理を「予算策定」と「実績管理」に分けて、その手順や抑えるべきポイントについて解説します。

予実管理とは？

予実管理とは文字通り「予算」と「実績」を管理することです。同時に予算を達成することでもあります。綿密に立てた予算を着実に実行し、計画通りもしくは計画を上回る実績を作ることで企業経営は安定します。

予実管理の目的

そもそも予実管理を行う目的は何でしょうか。
予実管理の目的はズバリ「目標達成をより確実にするため」です。日々の徹底した予実管理により、現状と理想のギャップを明らかにすることで、目標達成のために必要な施策を明確にできます。

予実管理の手順：予算を立てる

予実管理を行うには、まず予算を立てる必要があります。そもそもの予算が達成不可能なものであったり、達成しても魅力的でない場合は予実管理は意味を成しません。確度の高い、実現可能な予算の策定を行うためには、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

• 予算は予実管理をするメンバーと作る
• 管理可能な粒度で予算を作る
• 予算は2通り作る。

予算は予実管理をするメンバーと作る

予実管理をするメンバー（マーケティングや営業部門の管理職など）が、予算を策定するプロセスにまったく関わっていないと、なぜこの目標を達成しなければならないのかという予算の意図や目的が、メンバー間で共有されません。すると、現場の納得が得られなかったり、著しく実現性の低い予算が完成することになってしまいます。その場合、予算達成に対するメンバーのモチベーションが損なわれかねません。

実際に予実管理を行うメンバーが予算策定に関わることで、より現場感に沿った精度の高い予算を策定できるうえ、予実管理者と合意を取りながら予算を作るので納得感の高い予算を策定できます。

管理可能な粒度で予算を作る

予算は予実管理可能な範囲で作ることが重要です。あまりに細か過ぎる項目を設定したとしても、管理するのに工数がかかりすぎたり、最悪、管理がままならなくなることもあります。予実管理の作業をあらかじめ想定しておき、必要最低限の項目に収めるようにしましょう。

予算は2通り作る

予算は2通り作ることをおすすめします。事業計画上達成が必要な「必達予算」と、その予算をから少し背伸びをした「ストレッチ予算」です。例えば必達予算が出来上がったあとに、10％目標を上乗せしたストレッチの目標を策定します。

なぜ、ストレッチ予算を設定すべきなのでしょうか。それは、予算の100％達成を追いかけていては不測の事態が発生した際に対応できないからです。あらかじめ110％の目標を定め、意識して追いかけることで、外部環境が悪化した場合にも「必達予算」を達成できる状況を作り出しましょう。

「ストレッチ予算」を策定した際にあまりにも現実からかけ離れた予算となる場合には、ストレッチの幅が大きすぎるか、もしくは必達予算が既にストレッチしすぎている場合があります。ストレッチの幅が大きすぎる場合には幅を狭めたり、必達予算がストレッチしすぎている場合にはより実現可能性の高い予算に策定し直しましょう。

予算管理の手順：予算策定

以上の3つのポイントを理解したら、次に予算を策定するための具体的な手順について解説していきます。

1.利益予算の算出、策定

企業経営の目的は利益を生み出すことです。まずは過去の実績や今後の成長戦略を考慮し利益の目標を定めましょう。

2.人件費と固定費用予算の算出、策定

利益の目標を定めたのち、人員計画に沿って人件費の予算を定めます。また家賃、通信費、ツール利用料など売上の増減に関わらず発生する一定額の費用を算出します。

3.売上予算の算出、策定

前期の予算や実績、次年度の見通しを基に、企業として目標とする利益が達成可能な売上予算を策定します。

4.販売管理費の予算の算出、策定

売上予算を達成するために必要な販売管理費を算出します。

※販売管理費
「商品や製品を販売するために直接かかる費用（販売費）と会社全般の業務の管理活動にかかる費用（一般管理費）の合計額のこと」

5.利益予算との差異の調整

2~4の予算と利益予算を見比べ、乖離があれば各項目の金額を調整します。

予算策定で設定する項目（広告宣伝費や各種KPIなど）については、業界業種によって異なるため本記事では取り上げません。

予実管理の手順：実績を管理する

実現可能かつ挑戦的な予算が策定できたら、次は実績の管理です。予算策定時に定めたそれぞれの項目の実績を日次、週次、月次で記録します。

実績管理の手段

・ExcelやGoogleスプレッドシートを使う

実績管理のもっとも簡単な手段はExcelやGoogleスプレッドシートを使うことでしょう。

※Googleスプレッドシート
Googleが無償で提供する表計算システム。Excelと違いクラウド上で管理が行われるため社内での共有や、同時に共同作業ができるのが特徴）

・SFA（営業支援ツール）を使う

ExcelやGoogleスプレッドシートでの予実管理に限界を感じている場合、SFAの導入を検討しましょう。ExcelやGoogleスプレッドシートでは、データの抽出や加工の度に計算式を書かなければならないので工数が膨らみます。加えて、データ量が多くなるとデータを一つのシートで収めることが難しくなり、データが分散してしまうというデメリットもあります。

SFAであれば既に営業活動の予実管理に適した機能が備わっているため、細かな計算式を設定する必要がありません。直感的な操作でデータの抽出や加工が可能なうえに、単一プラットフォームで営業メンバーの行動管理や案件の進捗管理を効率的に行うことが可能です。

たとえば、毎日の架電数や商談数などの行動KPIや、顧客との会話内容、受注理由や失注理由、案件の進捗度合いなどを一目に見ることができます。営業案件の進捗管理詳細についてはこちらの記事もご覧ください。

成約に向けた営業フェーズのポイントとは【商談の見極めから成約までのノウハウ】

SFAの例
Salesforce
Senses

・予実管理ツールを使う

定量的な数値管理に特化したい場合には予実管理ツールの導入を検討しましょう。入力画面や入力項目の細かい設定、表集計、グラフ集計などデータの可視化に優れています。ExcelやGoogleスプレッドシートと連携しているツールであれば、データの移行も簡単に行うことができます。

予実管理ツールの例
DIGGLE　
BizForecast　

「実績管理方法：「数」と「率」で見る」

実績は「数」と「率」で見ることが重要です。BtoB企業の実績管理を例に挙げると、

• 受注数＝商談数×受注率
• 商談数＝アポ数×商談化率（1-アポキャンセル率)
• アポ数＝リード数×アポ率

という具合に、分解することができます。「数」と「率」に分解して実績管理をすることで、予算と実績が乖離した際に原因分析の解像度が高まります。

たとえば、受注数が未達成だが、商談数は達成している場合には「受注率の改善」が必要な対策となります。一方で受注数が未達成だが、受注率は達成している場合には「商談数の増加」が必要な対策となります。

実績はリアルタイムで管理する

実績管理は常にリアルタイムで行う必要があります。実績管理を数ヶ月ごとに行っているようでは、予算達成のための対策の打ち様がありません。通常どのような施策も効果が出るまでには時間を要するものであり、BtoBの商材ではリードタイム（初回商談から受注までの期間）が30～90日ほど掛かる場合もあります。

予算は会計年度毎に組まれることがほとんどであり、1年間の限られた時間の中で改善点を修正するにはリアルタイムでの予実管理が必須です。最低でも月次、可能であれば週次、日次で管理を行い、予算と実績が乖離する場合には、どこに原因があるかを探って早急に対策を練りましょう。

予算達成のポイント

予算を達成させるには正確に実績管理を行いながら、予実の乖離をいち早く察知し原因をつきとめ、対策を打つ必要があります。

定量的な乖離を洗い出す

既に解説した様に、「数」と「率」で実績を管理し、定めた予算との乖離がないかチェックします。例えば、リード数は予算達成しているが、アポ数は予算未達の場合、対リード数のアポ率が予算未達となっています。この場合はアポ率の改善が必要となります。

要因を突き止める

定量的な予実の乖離が発生した場合には、乖離の原因を特定します。それぞれの予算項目の因果関係（売上＝商談数×受注率×受注平均単価×リードタイムなど）を明確にしつつ、定量・定性の両面から分析します。

分析においてはコホート分析が役立ちます。コホート分析とはユーザーをグループごとに分類して分析する手法です。BtoBの企業であれば、業界業種や、役職別、企業規模（従業員や売上、資本金など）別にリードを分類し、それぞれでの実績を分析することで予実乖離の原因をより詳細に突き止めることができます。

例えば、売上未達成の原因が、低い受注率だったと仮定します。受注率を業種別にコホート分析することで、不動産業界の受注率は高いが、人材業界の受注率が低いことが分かりました。この場合、「ターゲットを不動産業界に絞る」もしくは「人材業界に特化したコンテンツや営業手法を確立する」というふうに、選択と集中を行うことで、全体の受注率を改善することができます。

対策を打つ

予実の乖離の原因を特定したら、あとは対策を打つのみです。「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にした上で対策を実行し、その結果、実績が改善したか効果検証を繰り返しながら予実の乖離を埋めます。

コラム：「BtoB企業の予算策定では時間軸を忘れるな」

扱う商材やターゲットによって、顧客と接点を持ってから売上につながるまでに必要となる時間は異なります。企業の意思決定には通常時間を要するものが多く、企業規模が大きい場合や、商材単価が高い場合にその傾向は顕著です。

予実管理を行う際に、時間軸の視点を忘れてしまうと「商談数は達成したが当期に受注まで結びつかなかった」などという事態が発生しかねません。予実管理の際には必ず時間軸の視点を取り入れましょう。

まとめ：「予実管理は企業の安定的成長に不可欠」

予実管理の目的は予算と実績を管理をすることではなく、予算を達成することです。中長期的な目標達成のために日々の予実管理を入念に行い、予実に乖離が生まれた際にはすぐに対策を打ちましょう。

正確な予実管理は企業の成長をより確実で安定的なものにしてくれます。予実管理の方法を一度見直してみてはいかがでしょうか。