議事録
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議事録とは?目的をおさえた書き方のコツと具体例をご紹介

議事録は、業種や業務内容に関わらず、多くのビジネスパーソンが仕事をするうえで非常に重要な役割を担っています。一口に議事録と言っても、書き方やフォーマット、共有する相手やシチュエーションなどによって、最適な書き方が変わってくると考えられます。

今回は、議事録に関する基本的な機能やメリットをお伝えするとともに、しっかりと目的をおさえた書き方ができるよう、コツと具体例をご紹介していきます。

読み終えたあとにさっそく議事録を書いてみて、自分なりの型を用意してしまいましょう。

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議事録とは?

書き方のコツに入る前に、まず議事録について簡単に整理しましょう。
まずは議事録の意味と目的からです。

議事録の意味と目的

議事録とは、文字通り「議事の記録」のことです。もう少し簡単にお伝えすると、「会議内容の文字による記録」となります。
一般的によく使われる言葉であるがゆえに、人によって、あるいは会社によってその定義やフォーマットは様々あると考えられますが、議事録を作成する目的は、主に下記の3点です。

✔ 会議での決定事項や経緯の共有
✔ 事実や意見の備忘録
✔ 期日とアクションの明確化

会社や事業の主たる目的は、社会への貢献やそれに伴う利益の創造なので、仕事を円滑に進める上で必要なコミュニケーション手段のひとつ、とも言えるかと思います。
あるかないかで仕事のスピードや質、行動が決まってくると言っても過言ではないくらい、議事録は重要なコミュニケーションです。

どういう議事録が、「良い議事録」なのか?

意味と目的については整理しました。
では、それらを踏まえた上で、仕事を円滑にし、コミュニケーションをスムーズにする議事録とは、いったいどんなものでしょうか。

議事録は、ある程度フォーマットが画一化され、ビジネスパーソンのほとんどが日頃から活用しているため、”形だけの”議事録になっているケースも散見されます。

つまり、見かけは議事録の形をしているけれども、要点が抑えられておらず、議事録の目的をしっかり果たせていないもの、ということです。
これでは、せっかく作成したものでも本来の目的を達成できないため、結果的に仕事が滞ってしまうリスクがあります。

したがって、しっかり目的を抑えた上で自分なりの形をつくることがポイントです。目的で触れた以下の3点がおさえられている議事録が、「良い議事録」と呼べるでしょう。

✔ 会議での決定事項や経緯の共有
✔ 事実や意見の備忘録
✔ 期日とアクションの明確化

良い議事録は、5W1Hがおさえられている

ここでは、誰でもかんたんに要点をおさえた議事録を書けるように、「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」という、いわゆる5W1Hを用いて説明します。上司やお客様に褒められる議事録を、明日から書けるようにしていきましょう。

議事録5W1H

基本的には、これらが押さえられていれば、「どんな会議だったのか?」は最低限伝わるかと思います。

しかし、実はこれだけでは、「良い議事録」と呼べるまでには至りません。理由は、前述の良い議事録と呼ぶためのポイントが押さえられていないためです。

上記の5W1Hは、あくまで議事録の骨組みのようなもので、もう少し肉付けが必要になってきます。肉付けの方法について、さらに整理しながら理解していきましょう。

上手に書くテクニックとコツ

良い議事録にするために意識すべきポイント

①読み手への配慮
②見やすく、美しく
③スピード!!

良い議事録にするためのポイント

①読み手への配慮

5W1Hに加えて、読み手にとって必要な情報を考えます。
そうすると、例えば下記のような情報も、あったほうがよいでしょう。

・会議での決定事項
・補足として共有すべきメモや備考
・今後、検討すべき内容
・次回の議題
・タスクの振り分けと期日の設定
・使用したファイル(資料)やURLなどの情報

議事録は、業務を前に進めるために使うものです。
議事録を共有するメンバー同士で、次のアクションやその期日が明確にわかるようにしておきましょう。

②見やすく、美しく

こちらは中身というよりは、見た目のお話です。
議事録はテキストで作成することがほとんどだと思いますので、パッと見たときの見やすさ、わかりやすさは非常に重要です。

冗長な文章を書かず、できるだけ簡潔にまとめたり、可能な範囲で記号を用いたり、手書きのメモやホワイトボードに書いた内容を画像で添付したりといった、ひと工夫があるとなおよいでしょう。

③スピード!!

体裁面におけるポイントではなく、議事録を作成して共有するまでのスピードについても触れておきます。

みなさんご存知のように、人間の記憶力には限界があります。
ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスによると、人の短期記憶はとても儚いもので、気を抜くと重要なことも忘れてしまいかねません。

出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

20分後に42%忘れる
1時間後に56%忘れる
9時間後に64%忘れる
1日後に67%忘れる

つまり、議事録は会議終了後にはすぐに共有するくらいの心持ちでいたほうが、重要な内容を漏らさずに共有できるため安心でしょう。
そのためには、事前にフォーマットを用意しておいたり、打ち合わせのゴールをイメージしておくだけでも、精度が上がるものと思われます。

会議の後、イチから作成するのは上記の観点からおすすめできません。

議事録の書き方(例)

テンプレート形式でご紹介

ここまで読んでいただき、実際に押さえるべき内容はおわかりいただけたかと思います。下記に参考例を載せましたので参考にしてみてください。(参考画像の下でテキストにも起こしてありますので、必要であればコピーしてお使いください。)

議事録の例

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■会議の目的
(例)
××プロジェクトのキックオフミーティング

■日時
2020年6月24日(水)15:00-16:00

■場所
株式会社CINC 打ち合わせルーム:Bell

■出席者
先方:○○部長、○○主任
当方:推進部 ○○、○○

■議事内容 ※時系列に整理

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■決定事項
・打ち合わせ内で決定した事柄

■参考資料
・使用した資料のファイル名やデータの格納先
・参照したウェブページのURL

■次回議題

・○○のパートナー選定について

・ツールの導入時期と体制について

・プレスリリースの公開日について

■タスク

・パートナー会社様からのご提案内容の精査 〆:6/30(火)担当:○○

・ツール導入後のROIの算出 〆6/30(火)担当:△△

■今後の検討内容

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■メモ

・〜〜
・〜〜
・〜〜

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チェックリストで再確認!NGな議事録も知っておきましょう

一度立ち止まり、ここまでご説明したポイントをチェックリストにしてみました。
作成する中でのチェックポイントとしてぜひ活用してみてください。

□When いつ、は明記されているか
□Where どこで、は明記されているか
□Who だれが、は明記されているか
□What なにを、は明記されているか
□Why なぜ、は明記されているか
□How どのように、は明記されているか
□会議での決定事項は明記されているか
□補足として共有すべきメモや備考は明記されているか
□今後、検討すべき内容は明記されているか
□次回の議題は決定しているか
□タスクの振り分けと期日の設定はできているか
□使用したファイル(資料)やURLなどの情報は共有されているか
□見やすく、美しい体裁になっているか
□会議後なるべく早く共有できているか

また、チェックリスト以外にも注意点があります。

下記に該当するような議事録は、あまり良いものとは言えません。
作成途中、もしくは作成後に、改めて確認してみるのもよいでしょう。

<NGな議事録例>

・事実だけの単なるメモになっている
・情報に抜け漏れがある
・完璧を目指しすぎる
・必要な資料や参照元が明記されていない
・メンバーへの提出、共有までが遅い

繰り返しお伝えしている点もありますが、最初のうちは慣れるまでしっかり基本を抑えるようにしましょう。

議事録を効率的に作成するために

文字起こしツールや議事録共有アプリを使いこなそう

今では、スマホをはじめ便利なアプリがたくさんあるため、ご紹介してきた議事録を効率的に作成したり、簡単にシェアしたりといったことも可能になっています。

例えば、ボイスレコーダーに音声を録音し、自動で文字起こししてくれるツールを活用したり、クラウド上で議事録を共有できるアプリを活用するなどです。

繰り返しになりますが、議事録は仕事を円滑にするためのコミュニケーション手段です。参加者や関与者に素早く正確な情報をシェアし、業務を遂行していくためには、こういった便利なツールも使いながら、自分たちにとってやりやすい方法で議事録を有効活用していただくのが良いと思います。

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まとめ

議事録について、整理しながらまとめてきました。
これで、目的や書き方といった基本的なことについてはご理解いただけたと思います。

さっそく、会議やちょっとした打ち合わせのタイミングがあれば、インプットした内容を活用して、上司に褒められる議事録をつくってみてください。

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この記事を書いたライター
しょーや
Webコンサルティング会社にてSEOをはじめ様々なコンサルティング業務を経て、CINCへ入社。現在はkeywordmapのフィールドセールスチームとしてセールスを担当。